Todoist: Todo ja kalenteri

Analysoinut Appwesome

Kun tehtävälista kasvaa, ongelma ei yleensä ole siinä, ettei asioita muistaisi lainkaan, vaan siinä, ettei tiedä, mistä aloittaa tai mihin kalenterista jäävä aika riittää. Todoist: Todo ja kalenteri on tuottavuussovellus, jota käyttäisin juuri tämän sotkun jäsentämiseen: tehtävät voi kerätä talteen, ryhmitellä ja sovittaa omaan rytmiin. Minulle sen arvo ei ole siinä, että se tekisi päätökset puolestani, vaan siinä, että keskeneräiset asiat eivät pyöri yhtä paljon mielessä.

Tehtävien hallinta uudelle tasolle

Todoistin on kehittänyt Doist Inc., ja kyseessä on pitkään saatavilla ollut sovellus: se julkaistiin 18. marraskuuta 2012. Nykyinen sovellus kuuluu arjen ja työn tuottavuustyökaluihin, ja sen ikäraja on PEGI 3. Se on ilmainen ladata, mutta sovelluksen sisäisiä ostoksia on tarjolla 0,50 eurosta 164,99 euroon, jos maksu käsitellään Playn kautta. Tämä hinnoittelun vaihteluväli kannattaa huomioida, jos tavoitteena on pysyä täysin maksuttomassa käytössä.

Käyttäjämäärän ja pitkän historian puolesta kyse ei ole uudesta kokeilusta: sovelluksella on yli 10 miljoonaa asennusta, noin 299 000 arviota ja 78 000 kirjallista arvostelua. Keskimääräinen arvosana on 4,6. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät tietenkään ratkaise sitä, sopiiko tehtävien hallintatapa juuri omaan arkeen. Minusta tärkeämpää on se, kuinka helposti omat tehtävät saa näkyville ilman, että niiden ylläpitämisestä tulee uusi tehtävä.

Kun ensimmäisen kerran avasin Todoist: Todo ja kalenteri, minut yllätti sovelluksen selkeä ja yksinkertainen käyttöliittymä. Se tuntui heti intuitiiviselta, ja pian jo lisäilin tehtäviä listalle. Sovellus tarjoaa monia vaihtoehtoja tehtävien organisointiin, kuten projektit, etiketit ja prioriteettitasot, jotka auttavat pitämään asiat järjestyksessä.

Erityisesti pidin mahdollisuudesta lisätä tehtäviin eräpäiviä ja toistuvia aikatauluja. Tämä ominaisuus tekee sovelluksesta loistavan työkalun sekä arjen askareiden että pitkän aikavälin projektien hallintaan. Bonuspisteet siitä, että sovellus synkronoituu saumattomasti eri laitteiden välillä!

Kalenteri osana suunnittelua

Yksi Todoistin merkittävimmistä eduista on sen kyky integroida kalenterinäkymä tehtävienhallintaan. Tämä tarkoittaa, että voit nähdä yhdellä silmäyksellä, mitä päiviäsi odottaa. Kalenterinäkymä on erityisen hyödyllinen, kun haluat nähdä, miten tehtäväsi sijoittuvat muihin sitoumuksiin nähden.

Kalenterin integrointi toimii myös hyvin muiden kalenterisovellusten, kuten Google Kalenterin, kanssa. Tämä yhteensopivuus tekee sovelluksesta entistä houkuttelevamman niille, jotka haluavat pitää kaiken synkronoituna yhdessä paikassa.

Kalenterinäkymää kannattaa ajatella ennen kaikkea suunnittelun apuna, ei automaattisena ajanhallintana. Tehtävälistassa on asioita, jotka voi tehdä joustavasti silloin kun sopii, ja kalenterissa taas tapaamisia, joille on sovittu tietty aika. Kun nämä erottaa toisistaan, tehtävät on helpompi sijoittaa realistisesti: jos päivässä on jo useita kiinteitä menoja, pitkä lista ei muutu mahdolliseksi vain siksi, että se näkyy ruudulla.

Tehtävien poimiminen kesken päivän

Puheella lisääminen sopii tilanteisiin, joissa idean kirjoittaminen ei ole kätevää. Esimerkiksi kävelyllä voi kirjata mieleen tulevan asian nopeasti ja lajitella sen myöhemmin oikeaan projektiin. Tämä pieni työnkulku on hyödyllinen etenkin silloin, kun haluan ensin tyhjentää pään ja vasta rauhallisena hetkenä päättää, milloin tehtävä tehdään. Äänellä tehtävän lisääminen ei kuitenkaan poista tarkistamisen tarvetta: päivämäärä, projekti ja tehtävän sanamuoto kannattaa katsoa läpi, jotta pikaisesti talteen otettu ajatus ei jää epäselväksi.

Toinen käytännöllinen tapa on tehdä projektista selkeä kokonaisuus, eikä vain pitkä lista kaikesta mahdollisesta. Esimerkiksi muuttoa suunnitellessa voi erottaa osoitteenmuutoksen, pakkaamisen ja käytännön hankinnat omiksi vaiheikseen ja lisätä niihin tarvittavat tehtävät. Etiketit auttavat kokoamaan eri projekteissa olevia samankaltaisia asioita, kuten puheluita tai asiointeja, joten päivän vapaa hetki on helpompi käyttää sopivaan tehtävätyyppiin.

Prioriteetteja kannattaa käyttää säästeliäästi. Jos merkitset kiireelliseksi lähes kaiken, merkintä lakkaa auttamasta. Minun tapani olisi nostaa esiin vain ne tehtävät, joiden lykkääminen aiheuttaa aidosti ongelman, ja jättää muut näkyville ilman keinotekoista kiirettä. Toistuvat tehtävät puolestaan sopivat rutiineihin, kuten viikoittaiseen kodin järjestelyyn tai säännölliseen valmistautumiseen. Kun tehtävä on toistuva, sen voi pitää osana järjestelmää ilman, että sama asia täytyy lisätä alusta joka kerta.

Yhteistyö ja jaetut projektit

Todoist ei ole vain henkilökohtaiseen käyttöön, vaan se tarjoaa myös vahvoja yhteistyöominaisuuksia. Voit jakaa projekteja muiden kanssa, mikä tekee siitä ihanteellisen tiimityöhön tai vaikka perheen yhteisten tehtävien hallintaan. Tehtävien jakaminen on helppoa, ja kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla tehtävien edistymisestä.

Voit esimerkiksi luoda listan perheen ruokakauppaostoksista ja päivittää sitä reaaliajassa. Tämä tekee yhteistyöstä saumatonta, ja kaikki voivat osallistua tehtävien suorittamiseen.

Jaetussa projektissa kannattaa sopia, mitä tehtävän valmistuminen käytännössä tarkoittaa. Kauppalistalla se voi olla yksinkertaista, mutta työprojektissa tehtävä ”valmis esitys” voi tarkoittaa eri ihmisille eri asioita. Selkeä tehtävämuotoilu ja nimetyt vastuuhenkilöt vähentävät edestakaista kyselyä. Sovellus auttaa pitämään työn näkyvissä, mutta se ei korvaa yhteistä sopimista määräajoista, työnjaosta tai siitä, milloin keskeneräisestä asiasta pitää ilmoittaa.

Todoist sopii erityisen hyvin pienelle ryhmälle, jonka yhteiset asiat ovat tehtäviä eikä jatkuvaa keskustelua. Jos yhteistyön ydin on tiedostojen kommentointi, pitkät keskusteluketjut tai monimutkainen projektiseuranta, erillinen tiimityökalu voi olla parempi. Perheen yhteisessä arjessa sovelluksesta saa enemmän irti, kun kaikki käyttävät samaa jaettua listaa sen sijaan, että yksi ihminen ylläpitää sitä muiden puolesta.

Motivaatio, palaute ja käytön rajat

Todoist tarjoaa myös erilaisia motivaatio- ja tuottavuustyökaluja. Sovellus palkitsee käyttäjiä saavutuksista ja kannustaa jatkamaan tehtävien suorittamista. Minusta tämä oli hauska lisä, joka toi pientä lisämotivaatiota arkipäivään.

Lisäksi on olemassa ”Tuottavuusgraafi”, joka antaa visuaalisen esityksen edistymisestäsi. On yllättävän palkitsevaa nähdä, kuinka monta tehtävää olet saanut tehtyä viikon aikana!

Graafia kannattaa silti tulkita lempeästi. Se näyttää suorittamista, ei välttämättä työn merkitystä tai vaativuutta: yhden nopean asian ja pitkän keskittymistä vaativan työn vertaaminen tehtävämäärällä voi antaa väärän kuvan päivästä. Käyttäisin näkymää ennemmin oman rytmin seuraamiseen kuin tavoitteena kasvattaa lukuja. Jos huomaat pilkkovasi työn liian moneen pieneen tehtävään vain saadaksesi enemmän valmiiksi merkittyjä kohtia, on hyvä yksinkertaistaa listaa.

Myös järjestelmän ylläpito vaatii harkintaa. Projekti, etiketti ja prioriteetti ovat hyödyllisiä silloin, kun ne vastaavat johonkin todelliseen tarpeeseen; jokaisen asian luokittelu taas voi tehdä kirjaamisesta hidasta. Aloittaisin muutamalla projektilla, lisäisin päivämäärät vain aidosti aikataulutetuille asioille ja kasvattaisin rakennetta vasta, kun huomaan toistuvan ongelman. Näin sovellus pysyy välineenä eikä muutu omaksi hallintaprojektikseen.

Kenelle Todoist sopii – ja kenelle vähemmän

Jos etsit vain hyvin yksinkertaista ostoslistaa tai muutaman muistutuksen paikkaa, puhelimen oma muistutus- tai muistiinpanosovellus voi olla nopeampi ja riittävämpi. Todoistin vahvuudet alkavat näkyä, kun tehtäviä kertyy useista elämänalueista, niillä on erilaisia toistuvia rytmejä tai niitä pitää jakaa muiden kanssa. Se sopii myös ihmiselle, joka haluaa kirjata tehtävän heti mutta päättää sen tarkan ajankohdan vasta myöhemmin.

Perinteiseen paperiseen tehtävälistaan verrattuna Todoist tarjoaa järjesteltävyyttä, eräpäiviä ja laitteiden välistä synkronointia, mutta paperi voi silti olla parempi, jos haluat nähdä päivän yhdellä sivulla ilman ilmoituksia tai sovelluksen asetuksia. Muistiinpanosovellus puolestaan toimii paremmin, kun tehtävät ovat osa laajempia luonnoksia ja taustatietoja. Kalenteripainotteinen käyttäjä voi taas suosia tavallista kalenteria, jos tärkeintä on varata jokaiselle työlle kellonaika. Todoistin etu on näiden tarpeiden välissä: se pitää tehtävät tehtävinä, vaikka kalenterinäkymä auttaa hahmottamaan niiden ajallista paikkaa.

Arjessa tämä voisi näyttää tältä: aamulla lisään puheella mieleen tulleen asian, tarkistan päivän kiinteät menot kalenterista ja nostan esiin yhden tai kaksi tehtävää, joille todella löytyy aikaa. Kauppareissun yhteydessä avaan jaetun ostoslistan, ja illalla katson, mitkä tehtävät siirtyvät seuraavaan päivään. Tämä ei ole täydellinen suoritusjärjestelmä, vaan tapa välttää se, että jokainen keskeneräinen asia vaatii uuden muistutuksen päässäni.

Jos et halua käyttää aikaa listojen järjestämiseen tai koet tehtävien seuraamisen itsessään kuormittavaksi, sovellus ei välttämättä tunnu helpotukselta. Sama pätee, jos odotat sen valitsevan puolestasi tärkeimmät työt tai muuttavan epämääräisen tavoitteen toteuttamiskelpoiseksi suunnitelmaksi. Todoist voi tehdä tehtävistä näkyviä ja hallittavampia, mutta käyttäjän pitää edelleen päättää, mitä kannattaa tehdä ja mitä voi jättää tekemättä.

Mitä käytössä kannattaa seurata

Kun otat sovelluksen käyttöön, aloita yhdellä henkilökohtaisella projektilla ja yhdellä konkreettisella viikkorutiinilla. Lisää muutama tehtävä, kokeile eräpäivää ja toistuvaa aikataulua sekä katso, helpottaako kalenterinäkymä päätöksentekoa. Jos kaikki tuntuu heti liian monimutkaiselta, jätä etiketit ja ylimääräinen luokittelu myöhemmäksi. Jos taas tehtävät katoavat pitkien listojen sekaan, projektien ja prioriteettien harkittu käyttö voi ratkaista juuri sen ongelman.

Nykyisestä käytöstä saa varmemman kuvan kokeilemalla omaa työnkulkua pienessä mittakaavassa ennen kuin siirtää sinne kaikki vanhat listat. Tarkista erityisesti, sopiiko tehtävien ja kalenterin suhde omaan tapaan suunnitella: haluatko nähdä vapaat päivät vai varata työlle tarkkoja aikoja? Myös puheella lisäämisen ja jaettujen projektien hyöty riippuu siitä, tuleeko niitä oikeasti käytettyä. Sovelluksen pitkä historia ja laaja käyttö kertovat vakiintuneesta tuotteesta, mutta oma kokemus ratkaisee, jääkö siitä pysyvä apu.

Kokonaisuudessaan Todoist: Todo ja kalenteri on kattava ja käyttäjäystävällinen sovellus, joka voi todella auttaa järjestämään elämääsi. Sen monipuoliset ominaisuudet tekevät siitä sopivan kaikenlaisiin tarpeisiin, olipa kyse sitten yksinkertaisista tehtävistä tai monimutkaisemmista projekteista.

Kokeile ja katso, miten se voi parantaa sinun arkeasi. Ja hei, jos et vielä ole kokeillut, löydät latauslinkin sivultamme. Ehkä tämä on juuri se työkalu, joka tuo kaivattua järjestystä elämääsi!